Tanto si quieres elaborar una hoja de cálculo financiera rápida como si quieres trabajar con un compañero de trabajo en un documento similar a Excel, Google Sheets es una gran alternativa gratuita a Excel basada en la web.

Uno de los aspectos más valiosos de los programas de hojas de cálculo es su flexibilidad. Una hoja de cálculo puede servir como base de datos, motor de cálculo, plataforma para la elaboración de modelos estadísticos, editor de texto, biblioteca multimedia, lista de tareas y mucho más. Las posibilidades son casi infinitas. Uno de los usos cotidianos de las hojas de cálculo, incluidas las hojas de Google, es el seguimiento de los horarios de los empleados o de las horas facturables.

Si utilizas las hojas de Google para realizar un seguimiento del tiempo de esta manera, a menudo tendrás que calcular la diferencia entre dos marcas de tiempo (la cantidad de tiempo transcurrido entre dos eventos de tiempo diferentes). Por ejemplo, si alguien fichó a las 9:15 de la mañana y salió a las 16:30 de la tarde, estuvo en el reloj durante 7 horas y 15 minutos. Si necesitas usar Sheets para algo así, te darás cuenta rápidamente de que no se diseñó para manejar este tipo de tareas.

Aun así, aunque Google Sheets maneja funciones de registro de tiempo, es fácil convencerlo de que lo haga con algo de preparación. Este artículo muestra cómo calcular la diferencia entre dos marcas de tiempo utilizando Google Sheets de forma automática.

Cómo añadir tiempos y calcular el tiempo trabajado en Google Sheets

Para medir la diferencia entre dos celdas que contienen datos de tiempo es necesario que Google Sheets entienda que los datos de las celdas son datos de tiempo. De lo contrario, calcula la diferencia entre las 9:00 AM y las 10:00 AM como 100 en lugar de 60 minutos o una hora. Para contar correctamente las diferencias de tiempo, las columnas de tiempo requieren ser formateadas como “Tiempo” y la columna de duración como “Duración”.

Además, el cálculo es intencionadamente al revés (tiempo de salida – tiempo de entrada) porque tiene que tener en cuenta las transiciones AM/PM, para no obtener números negativos. Por lo tanto, 2:00 PM – 9:00 AM = 5.00 Horas mientras que 9:00 AM – 2:00 PM = -5.00 Horas. Pruébelo si lo desea.

Para hacer una hoja de horas con formato que muestre la hora en que la persona comenzó a trabajar, la hora en que se fue y la duración calculada trabajada puede hacerse de la siguiente manera:

  1. Abra la columna específica
  2. Seleccione su columna y haga clic en el desplegable de formato “123″ en el menú, luego seleccione “Tiempo” como formato.
  3. Seleccione la columna y, a continuación, haga clic en el elemento del menú desplegable y seleccione
  4. Seleccione la columna . Haz clic en el elemento del menú desplegable y elige como formato.
  5. Para activar la fórmula en la columna “Horas trabajadas”, escribe “” donde “C2” representa la celda “Tiempo de salida”, y “A2” representa la celda “Tiempo de entrada”.

Eso es todo. Siguiendo los pasos anteriores y utilizando la fórmula proporcionada es relativamente fácil calcular el tiempo en Google Sheets. ¿Qué pasa si quieres añadir descansos en los cálculos? Sigue leyendo para averiguarlo.

Cómo añadir pausas o descansos laborales al calcular el tiempo en Google Sheets

A menos que los almuerzos pagados o los permisos de corta duración sean un beneficio en la empresa, es posible que tengas que calcular las pausas en las horas trabajadas. Incluso si los descansos son tiempo no remunerado, resulta mejor incluir entradas separadas en lugar de utilizar “Tiempo de entrada” y “Tiempo de salida” para los descansos. A continuación se explica cómo hacerlo.

  1. Seleccione su columna y haga clic en el desplegable de formato “123″ en el menú, luego seleccione “Tiempo” como formato.
  2. Seleccione su columna , haga clic en la entrada desplegable de formato “123″ en el menú, y luego elija “Tiempo” como formato.
  3. Calcule las horas para la columna “Horas trabajadas”. Escriba “,” que se traduce en [Break Out (C2) – Time In (A2)] + [Tiempo de descanso (E2) – Tiempo de entrada (G2)].
  4. Utilice el cálculo para cada fila de modo que su columna Horas trabajadas tenga el siguiente aspecto.

Cómo añadir fechas a tus hojas de tiempo en Google Sheets

Si prefieres añadir fechas a las entradas de tiempo de trabajo, el proceso es el mismo que para añadir tiempo, excepto que eliges “Fecha hora” como formato en lugar de “Hora” Tus celdas mostrarán “MM/DD/AAAA HH/MM/SS” cuando elijas “Fecha-hora” como formato.

Cómo convertir minutos en decimales en Google Sheets

Cuando se trata de incrementos de tiempo, puede ser útil convertirlos en decimales en lugar de minutos, es decir, “1 hora y 30 minutos = 1,5 horas” Convertir los minutos en decimales es fácil; hay varias formas de hacerlo.

  1. Selecciona la columna , haz clic en la entrada del menú en la parte superior, y luego cambia el formato de “Duración” a Ignora todos los caracteres extraños que aparecen en las celdas.
  2. En la primera celda de “Tiempo trabajado”, copie/escriba “=(C2-A2)*24+(G2-E2)*24” sin comillas. Asegúrate de cambiar la fórmula a los ID de celda correctos, como “C2-A2”.
  3. Copia la fórmula que has creado en la primera celda de “Tiempo trabajado” y pégala en todas las demás celdas de “Tiempo trabajado” de la columna. Google formatea automáticamente las celdas con los ID de celda correctos.

Para terminar, las Hojas de cálculo de Google no se diseñaron explícitamente para producir hojas de cálculo de horas, pero pueden configurarse fácilmente para hacerlo. Esta sencilla configuración permite realizar un seguimiento de las horas trabajadas de forma rápida y sencilla. Cuando los intervalos de tiempo superan las 24 horas, las cosas se complican un poco más, pero las hojas de cálculo pueden hacerlo cambiando el formato de hora por el de fecha.

También puedes leer nuestro artículo sobre el cálculo de los días transcurridos entre dos fechas en las hojas de cálculo.

Preguntas frecuentes sobre el cálculo del tiempo en Google Sheets

¿Cómo encontrar la menor o mayor cantidad de tiempo trabajado en Google Sheets?

Si necesitas localizar rápidamente la menor cantidad de tiempo trabajado, esta fórmula debería ayudarte. La función MIN es una función incorporada que te permite encontrar el valor mínimo en una lista de números.

1. Crea una nueva celda (I2 en este ejemplo) y establece el formato “Duración” Copia/escribe la función “” sin comillas y pégala en la celda. Asegúrate de cambiar los ID de las celdas, como “E2”.

Ahora, la columna “Min. Horas Trabajadas” debería mostrar la cantidad más baja de horas trabajadas, como “5:15:00.”

Puedes aplicar fácilmente la función MIN o MAX a una columna o grupo de celdas. Pruébalo tú mismo.

¿Cómo calcular el total de horas trabajadas en Google Sheets?

Si no estás familiarizado con la programación o con Excel, algunas de las funciones integradas en Google Sheets pueden parecerte extrañas. Por suerte, no hace falta mucho para calcular el total de horas trabajadas. En este ejemplo, calcularemos el total de horas trabajadas por todos los empleados en un día.

1. Crea una nueva celda y asígnala como “Duración

2. En la Fórmula (fx) Barra: escribe “” sin comillas, lo que proporciona el total de horas trabajadas desde las celdas E2 hasta E12. Esta fórmula es la sintaxis estándar de Excel y de varios lenguajes de programación.

El total debería aparecer en el formato” 67:20:00″ y tener el siguiente aspecto: