طريقة التعيين خارج المكتب في Teams

السؤال الأكثر شيوعًا الذي يظهر بين مستخدمي Teams هو طريقة تعيين رسالة في Teams عندما يخططون لقضاء إجازة أو إجازة طويلة. عند الذهاب في إجازة أو أخذ قسط من الراحة، غالبًا ما تقوم بإيقاف تشغيل إشعارات تطبيقات الدردشة الخاصة بك. لكن الأشخاص الذين لا يعرفون شيئًا عن غيابك يرسلون رسائل حتى عندما تكون الحالة غير متصلة بالإنترنت. ومع ذلك، على عكس التطبيقات الأخرى، يقدم لك Microsoft Teams ميزة تسمى “خارج المكتب” (OOO) والتي ستكون مفيدة في غيابك. يسمح لك “خارج المكتب” (OOO) في Teams بتعيين رسالة وجدولة تاريخ يتم عرضه لأي شخص يرسل لك رسالة نصية في غيابك. قد لا تعرف طريقة تعيين “خارج المكتب” في Teams أو ما يجب كتابته في العمل من المنزل خارج المكتب، لذا قم بدراسة الدليل التالي للتعرف عليه.

طريقة التعيين خارج المكتب في Teams

يمكن أن تكون هناك أسباب مختلفة وراء رغبة أي شخص في استخدام إعداد “خارج المكتب”. قد يكون بعضها:

• خارج للمؤتمرات أو اجتماعات العملاء أو ورش العمل.
• عندما تكونين في إجازة أمومة أو مرضية لعدة أيام.
• إذا كنت تأخذ يومًا شخصيًا.
• إذا كنت في إجازة لعدة أيام.

فيما يلي قائمة بأساليب تعيين “خارج المكتب” في فرق. اتبع التعليمات بعناية.

الطريقة الأولى: من خلال ميزة “تعيين رسالة الحالة”

يمكنك تعيين رسالة “خارج المكتب” من صورة بروفايلك. هذه الخطوة أساسية وسهلة المتابعة:

1. اضغط على مفتاح ويندوز، واكتب Microsoft Teams، ثم انقر فوق فتح.

2. انقر على صورة ملفك الشخصي.

3. بعد ذلك، انقر فوق الخيار ” تعيين رسالة الحالة”، كما هو موضح.

4. حدد خيار جدولة خارج المكتب.

5. قم بالتبديل إلى تشغيل تشغيل الردود التلقائية.

6. اكتب الرسالة في المربع الموجود أسفل خيار رسالة خارج المكتب.

7. حدد الخيار إرسال ردود خارج مؤسستي، ثم حدد كل المرسلين الخارجيين.

8. حدد الخيار إرسال الردود خلال فترة زمنية فقط، ثم قم بتعيين التاريخ والوقت.

9. انقر على زر حفظ.

اقرأ أيضًا: طريقة الحفاظ على حالة Microsoft Teams متاحة

الطريقة الثانية: من خلال إعدادات فريق Microsoft

وبالمثل، يمكنك تعيين رسائل “خارج المكتب” من الإعدادات الخاصة بك. فيما يلي طريقة تعيين خارج المكتب في إعدادات الفرق.

1. افتح تطبيق Teams وانقر على أيقونة النقاط الثلاث، كما هو موضح.

2. حدد الإعدادات من القائمة.

3. قم بالتمرير لأسفل للعثور على “خارج المكتب ” وانقر على زر “جدولة”.

4. اتبع الخطوات من 5 إلى 8 من الطريقة الأولى.

اقرأ أيضًا: طريقة تشغيل الوضع الليلي لـ Microsoft Outlook

الطريقة الثالثة: من خلال تطبيق Microsoft Outlook

إذا كان لديك نفس الحساب لـ Microsoft Teams و Outlook، فسيؤدي إعداد رسالة “خارج المكتب” في Outlook إلى مزامنتها مع Microsoft Teams. لذلك، اتبع هذه الخطوات لتعيين “خارج المكتب” في Teams.

ملاحظة: يجب مزامنة الرسالة بإرادتها الخاصة. لا يحدث ذلك على الفور. علاوة على ذلك، يمكنك فقط تعيين رسالة خارج المكتب في Outlook إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا في Outlook أو بريدًا إلكترونيًا لحساب Microsoft.

1. انتقل إلى موقع ويب Outlook على متصفحك.

2. انقر على أيقونة الإعدادات، كما هو موضح.

3. حدد خيار البريد في الإعدادات.

4. انقر على خيار الردود التلقائية، كما هو موضح.

5. تبديل الردود التلقائية.

6. الآن، حدد الخيار إرسال الردود خلال فترة زمنية فقط وقم بتعيين الوقت، كما هو موضح.

7. قم بتمييز الخيارات أدناه وفقًا لمتطلباتك.

• منع التقويم الخاص بي لهذه الفترة
• رفض الدعوات الجديدة للأحداث التي تحدث خلال هذه الفترة تلقائيًا
• رفض وإلغاء اجتماعاتي خلال هذه الفترة

8. اكتب الرسالة في المربع أدناه وانقر على زر حفظ.

وبالتالي، فهذه هي طرق تعيين “خارج المكتب” في Teams.

اقرأ أيضًا: أين يتم تخزين تسجيلات Microsoft Teams؟

طريقة إيقاف تشغيل خارج المكتب

هنا قمنا بإدراج طريقتين لإيقاف تشغيل ميزة “خارج المكتب” في Teams.

الطريقة الأولى: في Microsoft Teams

يمكنك إيقاف تشغيل “خارج المكتب” في Teams قبل التاريخ المحدد مسبقًا لمنعه من عرض الرسالة. بعد التاريخ المحدد، يقوم Teams تلقائيًا بإيقاف عرض الرسالة.

1. قم بتشغيل تطبيق Microsoft Teams من شريط ويندوز Search.

2. انقر على أيقونة النقاط الثلاث، كما هو موضح.

3. انقر على خيار الإعدادات من القائمة.

4. قم بالتمرير لأسفل للعثور على “خارج المكتب”، ثم انقر فوق الزر ” عرض “.

5. قم بإيقاف تشغيل الخيار تشغيل الردود التلقائية.

6. انقر على زر حفظ.

الخيار الثاني: في Microsoft Outlook

كما ناقشنا ما إذا كنت قد قمت بتعيين “خارج المكتب” في Outlook، فستتم مزامنته في فرق Microsoft. لذلك، تحتاج إلى إيقاف تشغيل إعداد “خارج المكتب” من Outlook.

1. افتح إصدار متصفح Outlook.

2. انقر على أيقونة الإعدادات، كما هو موضح.

3. حدد خيار البريد في الإعدادات.

4. انقر على خيار الردود التلقائية، كما هو موضح.

5. قم بإيقاف تشغيل خيار الردود التلقائية.

6. انقر على زر حفظ.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 ميزات لـ Microsoft Teams

كيف تكتب رسالة العمل من المنزل خارج المكتب

فيما يلي نظرة عامة على ما تحتاج إلى تذكره عند كتابة رسالتك:

• تأكد من تحديثها – إنها ليست علامة جيدة إذا كانت رسالتك غير دقيقة. قم بتحديث رسالتك بانتظام.
• تقديم معلومات اتصال إضافية – تأكد من ذكر معلومات الاتصال بزملائك الآخرين في حالة الطوارئ.
• اذكر تاريخ عودتك.
• اتبع سياسة الشركة وفكر في ثقافة الشركة – لا تكتب رسائل سخيفة خارج المكتب تؤدي إلى انطباع سيء.
• كن ممتنا في نهاية رسالتك.

الأسئلة المتداولة

س 1: طريقة ضبط خارج المكتب من الهاتف؟

الإجابة: في تطبيق اندرويد Teams، ليس لديك خيار “خارج المكتب” بالضبط، ولكن يمكنك العثور على خيار ” تعيين رسالة الحالة” الذي سيُظهر للأشخاص حالتك عندما يرسلون رسائل إليهم أو يذكرونك بها.

س 2: هل تحتوي رسالة “خارج المكتب” على أي حد لعدد الكلمات؟

الإجابة: نعم، لديك حد لعدد الكلمات البالغ 280 كلمة.

موصى به:

• يتوفر إصلاح مساحة تخزين غير كافية لمعالجة هذا الأمر
• إصلاح Outlook يفتح فقط في الوضع الآمن على ويندوز 10
• ما هي رموز Google Meet؟
• طريقة طلب التحكم في Microsoft Teams

يجب أن تساعدك الطرق المذكورة أعلاه في معرفة الإجابة عن طريقة تعيين “خارج المكتب” في Teams دون أي صعوبات. نأمل أن يكون هذا الدليل حول طريقة كتابة رسالة “العمل من المنزل” خارج المكتب مفيدًا. دعنا نعرف الطريقة الأفضل بالنسبة لك. إذا كان لديك أي استفسارات أو اقتراحات، فلا تتردد في تركها في قسم التعليقات.